Polityka Prywatności
Zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie yearbook.studio: role, podstawy prawne, okresy przechowywania i prawa osób, których dane dotyczą.
1. Role i odpowiedzialność
1.1 Administrator danych osobowych (Szkoła)
Administratorem danych osobowych uczniów, rodziców i pracowników szkoły jest szkoła lub placówka oświatowa (dalej: „Szkoła”), która zakłada konto w serwisie YEARBOOK.STUDIO (dalej: „Serwis”) i wprowadza do niego dane osobowe.
Szkoła samodzielnie: - Określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych - Pozyskuje wymagane zgody (w tym zgodę na publikację wizerunku) - Realizuje prawa osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie itd.) - Ustala okres przechowywania danych i decyduje o ich usunięciu - Odpowiada za zgodność przetwarzania z RODO i przepisami prawa polskiego
1.2 Podmiot przetwarzający (YEARBOOK.STUDIO)
YEARBOOK.STUDIO pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) w rozumieniu art. 28 RODO. Serwis przetwarza dane osobowe wyłącznie w imieniu i na udokumentowane polecenie Szkoły, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
YEARBOOK.STUDIO: - Udostępnia narzędzie techniczne do tworzenia yearbooków - Przetwarza dane wyłącznie w celu realizacji usługi na rzecz Szkoły - Nie decyduje samodzielnie o celach przetwarzania danych uczniów - Nie udostępnia danych osobom trzecim bez polecenia Szkoły - Zapewnia odpowiednie środki techniczne ochrony danych
Rejestracja konta w Serwisie stanowi zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO, na warunkach określonych w niniejszej Polityce i Regulaminie.
2. Jakie dane są przetwarzane w Serwisie
2.1 Dane wprowadzane przez Szkołę
- Imiona i nazwiska uczniów
- Przynależność do klas
- Zdjęcia przesyłane do yearbooka (zdjęcia portretowe, zdjęcia klasowe)
- Cytaty i dedykacje
2.2 Dane konta Szkoły
- Adres e-mail osoby zakładającej konto (Administratora szkolnego)
- Nazwa szkoły/organizacji
2.3 Dane zbierane automatycznie
- Adres IP
- Typ przeglądarki i systemu operacyjnego
- Dane o sesji (czas logowania, aktywność w Serwisie)
3. Podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna | Odpowiedzialny |
|---|---|---|
| Tworzenie yearbooka (dane uczniów) | Zgoda lub uzasadniony interes Szkoły | Szkoła |
| Publikacja wizerunku w yearbooku | Zgoda osoby/rodzica (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) | Szkoła |
| Świadczenie usługi (dane konta) | Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) | YEARBOOK.STUDIO |
| Bezpieczeństwo Serwisu (logi) | Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) | YEARBOOK.STUDIO |
4. Zgoda na publikację wizerunku
Pozyskanie zgody na publikację wizerunku ucznia w yearbooku jest wyłącznym obowiązkiem Szkoły. Serwis udostępnia mechanizm cyfrowego wyrażenia zgody, jednak to Szkoła odpowiada za: - Poinformowanie uczniów i rodziców/opiekunów o celu przetwarzania - Pozyskanie zgody przed wprowadzeniem danych do Serwisu - Obsługę wycofania zgody i usunięcie danych z yearbooka
5. Odbiorcy danych i lokalizacja
Dane przetwarzane w Serwisie mogą być powierzane: - Dostawcom usług hostingowych i infrastruktury IT (podprocesorzy YEARBOOK.STUDIO)
Dane są przechowywane i przetwarzane wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Infrastruktura Serwisu jest hostowana przez DigitalOcean w centrach danych zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Konkretna lokalizacja centrum danych może ulec zmianie, jednak dane zawsze pozostaną w granicach EOG.
Dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza EOG). W przypadku korzystania z podprocesorów posiadających siedziby poza EOG, transfer odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO (np. standardowe klauzule umowne, decyzja o adekwatności).
YEARBOOK.STUDIO nie udostępnia danych uczniów podmiotom trzecim we własnym imieniu.
6. Okres przechowywania
- Dane uczniów i zdjęcia — przechowywane do czasu usunięcia przez Szkołę lub usunięcia konta. Szkoła samodzielnie decyduje o terminie usunięcia danych.
- Dane konta Szkoły — przez czas korzystania z Serwisu oraz 30 dni po usunięciu konta
- Logi techniczne — do 12 miesięcy
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Uczniom, rodzicom i pracownikom szkoły przysługuje prawo do: - Dostępu do swoich danych - Sprostowania danych - Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) - Ograniczenia przetwarzania - Przenoszenia danych - Sprzeciwu wobec przetwarzania - Wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)
Żądania należy kierować do Szkoły jako administratora danych. YEARBOOK.STUDIO wspiera Szkołę technicznie w realizacji tych praw poprzez funkcje Serwisu (eksport, usuwanie danych).
8. Pliki cookies
Serwis wykorzystuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do działania: - Sesyjne — utrzymanie zalogowanej sesji użytkownika - Preferencje — zapamiętanie wybranego motywu (jasny/ciemny) i języka
Nie stosujemy cookies marketingowych ani analitycznych podmiotów trzecich.
9. Środki bezpieczeństwa
YEARBOOK.STUDIO stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO, w tym: - Szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS) - Hashowanie haseł - Kontrola dostępu oparta na rolach - Izolacja danych między kontami (multi-tenancy) - Regularne audyty bezpieczeństwa
10. Naruszenie ochrony danych
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych YEARBOOK.STUDIO powiadomi Szkołę bez zbędnej zwłoki (nie później niż w ciągu 48 godzin). Zgłoszenie naruszenia do Prezesa UODO i powiadomienie osób, których dane dotyczą, należy do obowiązków Szkoły jako administratora danych (art. 33–34 RODO).
11. Zmiany polityki
O istotnych zmianach informujemy poprzez komunikat w Serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem /content/polityka-prywatnosci.